column社長ブログ

最近、社内の情報管理を見直しています。

これまで使っていた、MicrosoftやWindows系のさまざまなアプリケーションから、Google系のサービスへと、段階的に移行を進めています。一つひとつは便利でも、気づけばツールが増えすぎて、情報があちこちに散らばっている状態でした。そして、社員が増えるたびに、その場その場で足してきた仕組みなど、それが今、少しずつ整理されてきています。

 

一つひとつは便利でも、ツールが増えすぎると、自分たちもどこに何があるのか分からないという状態になりがちです。
今回の整理で大きく変わるなぁと感じているのは、情報の共有スピードと正確さ。以前からもデバイス間で共有できるようにしていたものの、Googleで統一することでiPhoneやiPad、ノートPCなど、デバイスを問わず簡単に情報にアクセスできるようになります。

例えばiCloudのように、Appleの製品で揃えることで、とても便利なサービスもあります。
同社ならではのiPhoneとiPadとMacだけで完結する、まるで魔法のような連携はお見事だと思います。ただ、その反面、AndroidスマホやWindowsPCなど、別の端末や環境に変えたときに使いづらくなったり、場合によっては使えなくなってしまうことも。

これって、会社として考えると意外と大きなリスクです。
だからこそ、将来的に環境が変わっても、スムーズに移行できる状態を保っておきたいと考えています。その点、Googleのサービスは汎用性が高く、スマホ・タブレット・パソコンといった端末の違いや、OSに縛られずに使えるのが大きな強みです。

そして優れているのは、共有のしやすさ。

社内はもちろんですが、お客様や協力業者さんとも、資料や図面、・スケジュールなどもスムーズに共有できるようになります。Googleアカウントは多くの方が持っているため、特別な準備をしなくても、すぐに同じ情報を見ていただける環境がつくれます。

こうした仕組みが整うことで、担当者でなくてもすぐに状況が把握できたり、現場の情報をリアルタイムで共有できたり、お客様からのご相談に対して、その場で判断しやすくなるなど、考えただけでも多くのメリットがあります。

結果として、「確認して折り返します」ではなく「その場でお答えできる」
そんな対応につながっていきます。

また、過去の履歴や図面、打ち合わせ内容なども整理されることで、OB様からのご相談にも、よりスムーズに対応できるようになります。家づくりやリフォームは、一度で終わりではなく、その後の関係の方が長く続いていきます。

だからこそ、社外からは見えない部分ではありますが、こうした社内の仕組みづくりも大切にしています。
これからも、現場だけでなく、こうした裏側の部分も含めて、より良い対応につなげていきます。

 

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